CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP ỦY

CHƯƠNG I

 CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CẤP ỦY ĐẢNG CƠ SỞ

I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1. Khái niệm

Công tác văn thư trong các tổ chức Đảng bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức Đảng.

2.  Nhiệm vụ của văn thư cấp ủy Đảng cơ sở

- Mỗi cấp ủy Đảng cơ sở phải bố trí người làm công tác văn thư, có thể là cấp ủy viên hoặc đảng viên.

- Trách nhiệm của văn thư:

2.1. Soạn thảo văn bản

2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến

2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi

2.4. Quản lý và sử dụng con dấu    

4.5. Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ.

II. THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

1. Khái niệm văn bản, thể loại và hệ thống văn bản của Đảng

1.1. Văn bản của Đảng

 Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương.

1.2. Thể loại văn bản của Đảng

Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành văn bản của Đảng.

1.3. Hệ thống văn bản của Đảng

Hệ thống văn bản của Đảng gồm toàn bộ các loại văn bản của Đảng được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở.

2. Hệ thống văn bản của Đảng

1. Cương lĩnh chính trị

Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định.

2. Điều lệ Đảng

Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên tắc  về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng.

3. Chiến lược

Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực  trong một giai đoạn  nhất định.

4. Nghị quyết

Nghị quyết là văn bản ghi lại  các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.

5. Quyết định

Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự  thuộc phạm vi  quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng.

6. Chỉ thị

Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ  cụ thể.

7. Kết luận

Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể.

8. Quy chế

Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng.

9. Quy định

Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ.

10. Thông tri

Thông tri là văn bản chỉ đạo,  giải thích, hướng dẫn  các cấp ủy, tổ chức,  cơ quan Đảng  cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị ... của cấp ủy, hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.

11. Hướng dẫn

Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cấp ủy hoặc của cơ quan Đảng cấp trên.

12. Thông báo

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.

13. Thông cáo

Thông cáo là văn bản dùng để  công bố  về một sự kiện, sự việc quan trọng. 

14. Tuyên bố

Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng.

15. Lời kêu gọi

Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa  chính trị.

 16. Báo cáo

Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.

17. Kế hoạch

Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện  nhiệm vụ đó.

18. Quy hoạch

Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp lớn cho một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài, nhiều năm.

19. Chương trình

Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc của các đồng chí lãnh đạo trong một thời gian nhất định.

20. Đề án

Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.

21. Tờ trình

Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét,  quyết định.

22. Công văn

Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng.

23. Biên bản

Biên bản là văn bản  ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của đại hội Đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng.

24. Các loại giấy tờ hành chính

1- Giấy giới thiệu là loại giấy tờ dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ
công tác hoặc giải quyết các công việc cần thiết cho bản thân cán bộ, nhân viên của cơ quan.

2- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận) là loại giấy tờ dùng để xác nhận về một sự việc hoặc về nhân sự.

3- Giấy đi đường là loại giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác. Giấy có giá trị thanh toán công tác phí theo chế độ Nhà nước quy định,

4- Giấy nghỉ phép là giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép ở địa phương khác. Giấy nghỉ phép làm căn cứ thanh toán tiền tầu xe theo chế độ Nhà nước quy định.

5- Phiếu gửi là loại giấy tờ dùng để gửi kèm theo tài liệu. Cơ quan hay người nhận tài liệu cần ghi đủ các yêu cầu ghi trên phiếu và gửi trả lại cho cơ quan gửi tài liệu.

III. THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

Cơ quan lãnh đạo Đảng cấp cơ sở theo Quy định ban hành kèm theo Quyết định của Bộ Chính trị số 31-QĐ/TW, ngày 01-10-1997 và Quyết định của Ban Bí thư số 91-QĐ/TW ngày 16-02-2004, có quyền ban hành các loại văn bản như sau:

1. Đại hội đảng bộ cơ sở, chi bộ cơ sở (đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng viên) ban hành:

- Đại hội: Nghị quyết.

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo.

- Đoàn Thư ký: Báo cáo.

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu (đối với đại hội đại biểu): Báo cáo.

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo.

2.  Ban chấp hành đảng bộ cơ sở (gọi tắt là đảng ủy), ban chấp hành chi bộ (gọi tắt là chi ủy)  ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo.

 3. Ban thường vụ đảng ủy cơ sở ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy định, thông báo, báo cáo.

IV. THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

1. Khái niệm và các thành phần thể thức

1.1. Khái niệm

Thể thức văn bản của Đảng bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản.

Thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.

1.2. Các thành phần thể thức

1.2.1. Các thành phần thể thức bắt buộc

Mỗi văn bản chính thức của Đảng bắt buộc phải có đủ 8 thành phần thể thức sau đây:

- Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam",

- Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả),

- Số và ký hiệu văn bản,

- Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,

- Phần nội  dung văn bản,

- Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,

- Nơi nhận văn bản.

1.2.2. Các thành phần thể thức bổ sung

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, đối với từng văn bản cụ thể, tùy theo nội dung và tính chất, có thể bổ sung các thành phần  thể thức sau đây:

- Dấu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật),

- Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hoả tốc có hẹn giờ),

- Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo và tài liệu hội nghị,

 Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định.

1.2.3. Bản chính, bản sao và các thành phần thể thức bản sao

- Bản chính là bản hoàn chỉnh, đúng thể thức, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành.

- Bản sao là bản sao lại nguyên văn hoặc trích sao một phần nội dung từ
bản chính. Văn bản sao có giá trị pháp lý như bản chính đều phải đảm bảo đủ các thành phần thể thức bản sao sau đây:

+ Tên cơ quan sao văn bản,

+ Số và ký hiệu bản sao,

+ Địa điểm và  ngày, tháng, năm sao văn bản,

+ Các chỉ dẫn loại bản sao,

+  Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan sao văn bản,

+  Nơi nhận bản sao.

2. Cách trình bày các thành phần thể thức

2.1. Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc

2.1.1. Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"

 Tiêu đề trên văn bản của Đảng là "Đảng Cộng sản Việt Nam".

  Vị trí trình bày: Tiêu đề được trình bày góc phải, dòng đầu, trang đầu,  bằng chữ in hoa đứng, chân phương, phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài dòng tiêu đề (ô số 1 - mẫu 1).

Ví dụ:                                   ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM  

 

Tác dụng: Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" trên văn bản là thành phần thể thức xác định văn bản đó là của Đảng.                   

2.1.2. Tên cơ quan ban hành văn bản

- Văn bản của Đại hội Đảng toàn quốc, đại hội đảng bộ các cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:

+ Đại hội Đảng bộ cơ sở

Ví dụ 1: Đại hội toàn thể đảng viên của Đảng bộ cơ sở:

ĐẠI HỘI

ĐẢNG BỘ VIỄN THÔNG ĐẮK LẮK NHIỆM KỲ XI

*

ĐẠI HỘI

ĐẢNG BỘ VIỄN THÔNG ĐẮK LẮK NHIỆM KỲ VII

BAN KIỂM PHIẾU

*

Ví dụ 2: Đại hội đại biểu đảng viên

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

ĐẢNG BỘ VIỄN THÔNG ĐẮK LẮK NHIỆM KỲ XI

*

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU

ĐẢNG BỘ VIỄN THÔNG ĐẮK LẮK NHIỆM KỲ XI

BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

*

+ Văn bản của ban chấp hành đảng bộ cơ sở và ban thường vụ đảng ủy cơ sở ghi chung là ĐẢNG ỦY và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp

Ví dụ:                  

ĐẢNG BỘ KHỐI DN TỈNH ĐẮK LẮK

ĐẢNG ỦY VIỄN THÔNG ĐẮK LẮK

*

+ Văn bản của đảng ủy bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở ghi tên đảng ủy bộ phận đó và tên của đảng ủy cơ sở cấp trên trực tiếp.

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ BƯU ĐIỆN TỈNH ĐẮK LẮK

ĐẢNG ỦY BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ BUÔN MA THUỘT

*

+ Văn bản của chi bộ cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy bộ phận ghi chung là CHI BỘ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ KHỐI DN TỈNH ĐẮK LẮK

CHI BỘ CÔNG TY XỔ SỐ KIẾN THIẾT ĐẮK LẮK

*

ĐẢNG BỘ VIỄN THÔNG ĐẮK LẮK

CHI BỘ VIỄN THÔNG BẮC BUÔN MA THUỘT

*

Vị trí trình bày: Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình bày ở trang đầu, bên trái, phía trên ngang với dòng tiêu đề (ô số 2 - mẫu 1). Tên cơ quan ban hành văn bản viết bằng chữ in hoa đứng, đậm. Tên cơ quan cấp trên viết bằng chữ in hoa đứng. Dưới tên cơ quan ban hành văn bản có dấu sao (*) để phân cách với số  và ký hiệu. 

Tác dụng: Giúp cho nơi nhận biết tên và vị trí của tác giả văn bản trong hệ thống tổ chức Đảng, thuận tiện cho việc liên hệ, trao đổi với cơ quan ban hành văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư - lưu trữ, công tác nghiên cứu, khai thác tài liệu.

2.1.3.  Số và ký hiệu văn bản

- Số văn bản là số thứ tự được ghi  liên tục từ 01 của mỗi loại văn bản của cấp ủy ban hành trong một nhiệm kỳ cấp ủy. Nhiệm kỳ cấp ủy được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ bầu ban chấp hành lần này đến hết ngày bế mạc đại hội đảng bộ bầu ban chấp hành lần sau. Số văn bản viết bằng số Ảrập (1, 2, 3 . . .).

- Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản  và tên cơ quan ban hành văn bản.

 - Những số và ký hiệu đặc thù được vận dụng thống nhất:

 + Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lặp khi viết tắt:

* Quyết định và quy định của cùng một cơ quan ban hành được ghi tắt chung QĐ và có cùng  một hệ thống số.

* Chỉ thị: CT

* Chương trình: CTr

* Thông tri: TT

* Tờ trình: TTr

* Các đảng ủy cơ sở: ĐU

* Các chi bộ (chi bộ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở): CB.

+ Số và ký hiệu văn bản của đại hội đảng bộ các cấp (đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu) được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày đại hội với ký hiệu là: Số.../ĐH.

Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu ngang nối (-),  giữa tên loại và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu gạch chéo (/). 

 Vị trí trình bày: Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 - mẫu 1).

 Ví dụ: Số và ký hiệu thể loại công văn của Đảng ủy Khối 

ĐẢNG BỘ TỈNH ĐẮK LẮK

ĐẢNG ỦY KHỐI DOANH NGHIỆP

*

Số 127 – CV/ĐUK

 Số và ký hiệu thể loại công văn của cấp ủy cơ sở 

ĐẢNG BỘ KHỐI DN TỈNH ĐẮK LẮK

ĐẢNG ỦY VIỄN THÔNG ĐẮK LẮK

*

Số 108 - CV/ĐU

Tác dụng: Thuận tiện cho việc đăng ký, phân loại, sắp xếp, thống kê, tra tìm văn bản, v.v....

2.1.4.  Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Địa điểm ban hành văn bản:

+ Văn bản của các cơ quan Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và của xã, phường, thị trấn thì địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn đó.

Ví dụ:         Buôn Ma Thuột, ngày 14 tháng 01 năm 2013

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó. Những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số không (0) đứng trước và phải ghi đầy đủ  ngày… tháng… năm… Không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu ngang nối (-), hoặc dấu gạch cho (/) để thay các từ ngày, tháng năm trong thành phần thể thức văn bản.

Vị trí trình bày: Địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề  văn bản (ô số 4 - mẫu 1). Giữa địa điểm và ngày tháng năm ban hành có dấu phẩy (,).

Tác dụng: Địa điểm ban hành văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ trực tiếp khi cần. Ngày, tháng, năm ban hành bảo đảm giá trị pháp lý về thời gian của văn bản, thuận tiện cho việc phân loại, lập hồ sơ, tra tìm nghiên cứu, v.v....

2.1.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản đó, như nghị quyết, chỉ thị, quyết định, v.v....

- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó.

Ví dụ: Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản                

QUYẾT ĐỊNH

ban hành quy định về một số chế độ

 công tác Văn phòng Đảng ủy khối Doanh nghiệp

Trường hợp ghi tên tác giả văn bản

QUYẾT ĐỊNH

CỦA BAN THƯỜNG VỤ ĐẢNG ỦY KHỐI DOANH NGHIỆP

về ban hành Quy chế tổ chức các hoạt động của Đảng ủy Khối

Riêng công văn, trích yếu nội dung được trình bày dưới số và ký hiệu bằng chữ in thường, nghiêng cỡ chữ nhỏ hơn chữ trình bày nội dung (ô số 5b - mẫu 1).

Ví dụ:                                 Số 124 - CV/ĐUK

                   Về tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác xây dựng Đảng

 Vị trí trình bày: Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được trình bày chính giữa trang giấy, phía dưới ngày, tháng, năm ban hành và số - ký hiệu văn bản bằng chữ in hoa đứng và là chữ lớn nhất trong văn bản. Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại bằng chữ in thường đậm, đứng (ô số 5a - mẫu 1).

Tác dụng: Tên loại thể hiện tầm quan trọng của văn bản. Trích yếu nội dung văn bản giúp nơi nhận nhanh chóng hiểu đúng chủ đề của nội dung văn bản. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản tạo điều kiện rất thuận tiện cho cán bộ nghiệp vụ đăng ký văn bản, lập hồ sơ, tra tìm, nghiên cứu v.v...

2.1.6. Phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại văn bản.

Vị trí trình bày: Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung. (ô số 6 - mẫu 1)

Tác dụng: Phần nội dung văn bản là phần chính, quan trọng nhất vì chứa nội dung của văn bản.

2.1.7. Chữ ký, thể thức đề ký  và dấu cơ quan ban hành

- Chữ ký, thể thức đề ký:

Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Trong thể thức đề ký văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký. Người ký không được dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản.

+ Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đảng: Đại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu), cấp ủy, ủy ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự các cấp ghi thể thức đề ký là T/M (thay mặt).          

* Văn bản của đại hội đảng:

Ví dụ:                           T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH

(chữ ký)

Họ và tên

T/M ĐOÀN THƯ KÝ

TRƯỞNG ĐOÀN

(chữ ký)

Họ và tên

* Văn bản của cấp ủy các cấp

** Văn bản của đảng ủy cơ sở

T/M ĐẢNG ỦY

BÍ THƯ

(chữ ký)

Họ và tên

T/M BAN THƯỜNG VỤ

BÍ THƯ

(hoặc PHÓ BÍ THƯ)

(chữ ký)

Họ và tên

** Văn bản của đảng ủy bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở

T/M ĐẢNG ỦY

BÍ THƯ

(hoặc PHÓ BÍ THƯ)

(chữ ký)

Họ và tên

** Văn bản của chi bộ  (chi bộ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở)

T/M CHI BỘ

BÍ THƯ

(hoặc PHÓ BÍ THƯ)

(chữ ký)

Họ và tên

* Văn bản của ủy ban kiểm tra các cấp

T/M ỦY BAN KIỂM TRA

CHỦ NHIỆM

(hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM)

(chữ ký)

Họ và tên

-  Dấu cơ quan ban hành:

Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an.

Vị trí trình bày: Thể thức đề ký, chữ ký, và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1).

 Tác dụng: Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan là thành phần thể thức rất quan trọng thể hiện trách nhiệm, chế độ làm việc của cơ quan, thẩm quyền ban hành văn bản của  cơ quan và thẩm quyền của người có trách nhiệm ký văn bản, bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành văn bản.

- Ký và sử dụng dấu đối với biên bản

+ Biên bản đại hội, hội nghị:

Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của đại hội Đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng.

Đại hội, hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng và hội nghị cán bộ đều phải ghi biên bản. Biên bản phải được người chủ trì đại hội, hội nghị và người ghi biên bản ký. Chữ ký của người chủ trì được trình bày ở góc phải và chữ ký của người ghi biên bản được trình bày ở góc trái trang cuối biên bản.

-Sổ ghi biên bản: Sử dụng sổ ghi Nghị quyết do Ban Tổ chức Trung ương phát hành, hoặc có thể sử dụng sổ khác có chất lượng và quy cách tương đương, sổ ghi biên bản phải đóng dấu giáp lai. Những chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở thì đảng ủy cơ sở đóng dấu giáp lai trước khi giao cho chi bộ sử dụng. Sổ ghi biên bản không nên quá dày, sổ ghi biên bản phải được lưu trữ trong hồ sơ đảng, khi bàn giao phải bàn giao sổ ghi biên bản.

- Người ghi biên bản: có khả năng ghi chép rõ ràng, có năng lực tổng hợp, thể hiện trung thực và khoa học nội dung, diễn biến cuộc họp.

- Trong biên bản phải thể hiện rõ: Nội dung họp (thường kỳ, thời gian, địa điểm, tổng số đảng viên của chi bộ (đảng viên chính thức, đảng viên dự bị), có mặt, vắng mặt (ghi rõ lý do vắng mặt), ghi rõ họ và tên chủ trì, thư ký, họ và tên, chức vụ đại biểu cấp trên về dự (nếu có). Ghi rõ họ và tên từng đồng chí phát biểu, nội dung phát biểu, ghi kết luận của đồng chí chủ trì, số phiếu biểu quyết thông qua, thời gian bế mạc và sau đó thông qua biên bản cuộc họp (chỉ thông qua những nội dung cơ bản, quan trọng tránh tình trạng máy móc đọc lại biên bản mất thời gian), đồng chí chủ trì và thư ký phải ký ngay vào biên bản sau khi cuộc họp kết thúc.

Khi ghi sai, nhầm lẫn trong biên bản thì gạch chéo và viết lại, không dùng bút xóa hoặc tẩy. Không viết cách dòng. Với những vấn đề phức tạp thì phải báo cáo cho chi bộ rõ về các từ ngữ, số liệu đã phải sửa lại ngay trong cuộc họp đó khi thông qua biên bản.

Các biên bản đều phải được đóng dấu. Đối với biên bản có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên bản được xếp so le đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các lề trang giấy tiếp nhau).

Mẫu biên bản

ĐẢNG BỘ:……………………………      ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

CHI BỘ:………………………………

BIÊN BẢN

HỌP CHI BỘ THÁNG……..NĂM………..

- Thời gian:……………………………………………………………

- Địa điểm:……………………………………………………………

- Tổng số đảng viên của chi bộ…..đồng chí.

Trong đó, đảng viên chính thức….đ/c,  đảng viên dự bị……. đồng chí; đảng viên sinh hoạt tạm thời……đồng chí.

          + Số đảng viên được miễn sinh hoạt:………..đảng viên.

          + Số đảng viên giới thiệu sinh hoạt tạm thời đi nơi khác:………đảng viên.

- Số đảng viên dự sinh hoạt……đồng chí. Trong đó, đảng viên chính thức…..đ/c, đảng viên dự bị……. đồng chí, đảng viên sinh hoạt tạm thời:…… đ/c.

- Số đảng viên vắng mặt………..đồng chí.

        + Có lý do: (ghi rõ họ tên từng đồng chí và lý do vắng mặt).

        + Không có lý do: (ghi rõ họ tên từng đồng chí vắng mặt không có lý do).

* Chủ trì: Đồng chí……………………………..

* Thư ký: Đồng chí………………………………

I. NỘI DUNG SINH HOẠT CHI BỘ

1. Bí thư chi bộ triển khai bội dung sinh hoạt chi bộ.

- Thông báo tình hình thời sự, chính sách, nghị quyết chỉ thị của cấp trên liên quan đến tình hình thực hiện nhiệm vụ chính trị ở cơ sở (ghi rõ tên các văn bản đồng chí bí thư chi bộ triển khai).

- Đánh giá tình hình các mặt công tác tháng trước về thực hiện nhiệm vụ chính trị và các nội dung về công tác xây dựng Đảng, những việc làm được, chưa làm được; tình hình tư tưởng của cán bộ, đảng viên và quần chúng cơ quan, đơn vị… (ghi cụ thể sự đánh giá tình hình của chi ủy mà đồng chí bí thư trình bày).

- Dự kiến chương trình công tác tháng tới (trong tháng), về thực hiện nhiệm vụ chính trị và các nội dung về công tác xây dựng Đảng.

2. Chi bộ thảo luận

          a. Về đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tháng trước; tình hình tư tưởng của cán bộ, đảng viên và quần chúng trong cơ quan, đơn vị…

          b. Tham gia ý kiến bổ sung nội dung chương trình công tác tháng tới, các biên pháp tổ chức thực hiện. Những kiến nghị, đề xuất với cấp trên.

          – Ý kiến đồng chí……………………………………………………

          – Ý kiến đồng chí……………………………………………………

3. Kết luận của chủ trì

          a. Về đánh giá kết quả thực hiện các mặt công tác tháng trước, những việc làm được, những việc chưa làm được, nguyên nhân, trách nhiệm của chi ủy, đảng viên; những vấn đề cần phải quan tâm giải quyết.

          b. Kết luận nội dung chương trình công tác tháng tới của chi bộ, biện pháp tổ chức thực hiện; phân công chi ủy viên, đảng viên phụ trách từng công việc cụ thể để tổ chức thực hiện (ghi rõ họ tên đảng viên, chức vụ, nhiệm vụ được phân công).

          c. Kết luận những kiến nghị đề xuất với cấp trên (nếu có).

II. BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC KẾT LUẬN (HOẶC) NGHỊ QUYẾT CỦA CHI BỘ:

1. Chủ trì kết luận xong nếu có ý kiến bổ sung cho kết luận thư ký phải ghi ý kiến bổ sung. Khi hết ý kiến, chủ trì tóm tắt ý kiến bổ sung sau đó lấy biểu quyết của chi bộ, thông qua.

2. Nghị quyết:

Đối với các nội dung sinh hoạt chi bộ cần phải ra nghị quyết thì người chủ trì hội nghị thông báo nội dung nghị quyết sau đó lấy ý kiến của đảng viên. Khi hết ý kiến thì chủ trì nêu tóm tắt phần bổ sung, sau đó lấy biểu quyết của chi bộ.

+ Tổng số đảng viên đồng ý:………………..., tỷ lệ……….%.

+ Tổng số đảng viên không đồng ý:…………, tỷ lệ……….%.

+ Ý kiến khác:………………………………………………………

Cuộc họp kết thúc vào lúc……giờ, ngày……tháng ……năm…………

          THƯ KÝ                                                          CHỦ TRÌ

(Ký và ghi rõ họ tên)                                             (Ký và ghi rõ họ tên)

* Lưu ý:

-  Thư ký ghi cụ thể, chính xác diễn biến của cuộc họp, thứ tự và họ tên đảng viên phát biểu ý kiến, nội dung phát biểu của từng đồng chí; những vấn đề nhất trí, không nhất trí và kiến nghị, ý kiến kết luận của chủ trì.

- Kết thúc sinh hoạt chi bộ, thư ký phải đọc toàn văn biên bản để đảng viên tiếp tục tham gia ý kiến bổ sung, ghi chép đầy đủ phản ánh đúng tinh thần, nội dung đã đề ra trong buổi sinh hoạt chi bộ.

- Chủ trì kiểm tra lại lần cuối biên bản ghi chép nội dung sinh hoạt chi bộ còn vấn đề gì sai sót về kỹ thuật yêu cầu thư ký chỉnh sửa, sau đó chủ trì, thư ký mới ký vào biên bản sinh hoạt chi bộ.

* Về ký, đóng dấu biên bản hội nghị:

** Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng.

Ví dụ:

NGƯỜI GHI BIÊN BẢN               (ký)    Họ và tên

CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ + ký và đóng dấu cấp ủy hoặc dấu tổ chức, cơ quan đảng)      Họ và tên

** Trường hợp không được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban thường vụ hoặc thủ trưởng cơ quan xác nhận chữ ký của người chủ trì hội nghị.

Ví dụ: NGƯỜI GHI BIÊN BẢN            (ký)   Họ và tên

CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ + ký)           Họ và tên

Xác nhận

chữ ký của đồng chí.........

T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc T/L TRƯỞNG BAN)

     (chánh hoặc phó chánh văn phòng ký và đóng dấu cấp ủy hoặc cơ quan đảng)

Họ và tên

2.1.8.  Nơi nhận - Nơi nhận là tên cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận văn bản để thi hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, v. v... và để lưu. Cần ghi rõ mục đích gửi văn bản đối với từng nơi nhận.

  Vị trí trình bày: Đối với văn bản có tên gọi nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (ô số 8b - mẫu 1).

Đối với  tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý dưới "tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi..." và "Đồng kính gửi..." (nếu có) phía trên phần nội dung văn bản (ô số 8a - mẫu 1) và còn được ghi vào góc trái dưới phần nội dung văn bản (nếu gửi nhiều nơi).

  Tác dụng:  Nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp cho văn thư tính đủ số lượng bản cần đánh máy hoặc in và gửi văn bản đến nơi nhận chính xác, kịp thời, quản lý chặt chẽ văn bản phát hành. Thông qua mục đích gửi văn bản giúp cho nơi nhận biết được trách nhiệm của mình đối với văn bản.

2.2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung

Tùy theo nội dung và tính chất của từng văn bản cụ thể, người ký văn bản ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:

2.2.1. Dấu chỉ mức độ mật

 Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật (C), tối mật (B) và tuyệt mật (A).

Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 9 - mẫu 1).

Tác dụng: Dấu chỉ độ mật là dấu hiệu chỉ rõ tính chất mật của văn bản nhằm bảo vệ bí mật cho tài liệu, quá trình soạn  thảo, ban hành, phát hành, xử lý văn bản, sử dụng, lập hồ sơ và bảo quản  tài liệu. 

2.2.2. Dấu chỉ mức độ khẩn

 Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc.

Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ mật (ô số 10 - mẫu 1).

Tác dụng: Bảo đảm xử lý văn bản kịp thời, không chậm trễ về thời gian.

2.2.3. Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị

 - Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: "thu hồi", "xong hội nghị trả lại", "xem xong trả lại",  "không phổ biến", "lưu hành nội bộ" v.v....

 Vị trí trình bày: Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm của văn bản (ô số 11 - mẫu 1).

 Các văn bản nếu có quy định không được phổ biến hoặc phạm vi sử dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng thì thường được ghi rõ "Không đăng báo, đài" ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản.

Tác dụng: Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng giúp cho người xử lý văn bản biết giới hạn sử dụng văn bản đó; giúp cơ quan phát hành thu hồi  đủ các văn bản cần thu hồi.

Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về dự thảo được trình bày phía trên dấu chỉ mức độ mật (ô số 12b - mẫu 1); văn bản giao cho cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản.

Tác dụng: Chỉ dẫn về dự thảo tạo điều kiện thuận tiện cho việc theo dõi, sửa chữa bản thảo, thuận tiện cho việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu...

- Các văn bản của các cơ quan khác được sử dụng tại hội nghị thì đóng dấu hoặc đánh máy rõ chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị… ngày… "

Vị trí trình bày: Chỉ dẫn về tài liệu hội nghị được trình bày phía trên tiêu đề và địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 12a - mẫu 1).

Tác dụng: Giúp cho các đại biểu nhận biết tài liệu hội nghị và cơ quan chuẩn bị văn bản, tạo điều kiện thuận tiện cho việc thu thập đúng, đủ tài liệu để lập hồ sơ hội nghị, xác định giá trị tài liệu.

- Ký hiệu chỉ tên tệp văn bản và số lượng bản phát hành.

Vị trí trình bày: Văn bản 1 trang được trình bày tại lề trái chân trang. Văn bản nhiều trang được trình bày tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối cùng.

Tác dụng: để biết người đánh máy, tên tệp lưu trong máy tính và số lượng bản phát hành, thuận tiện cho việc sửa chữa, in ấn văn bản và quản lý được số lượng bản phát hành, trong trường hợp cần thiết có thể quy trách nhiệm.

Mẫu số 1 - Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng

12a     35 mm	¬25mm®																					15 mm
		2														1
		3														4
		5b														11
		12b
		9								5a
		10								8a
												6
															7a
			8b												7b
															7c
	¬25 mm®

Ghi chú :

1. Tiêu đề 2. Tên cơ quan ban hành   văn bản 3. Số và ký hiệu 4. Địa điểm và ngày, tháng,  năm ban hành văn bản 5a. Tên loại văn bản và trích   yếu nội dung văn bản

5b. Trích yếu nội dung  công văn 6. Nội dung văn bản (có  thể có nhiều trang) 7a. Thể thức đề ký, chức  vụ người ký 7b. Chữ ký 7c. Họ tên người ký

8a. Nơi nhận công văn 8b. Nơi nhận văn bản 9. Dấu chỉ mức độ mật 10. Dấu chỉ mức độ khẩn 11. Dấu chỉ phạm vi phổ biến 12a. Dấu chỉ tài liệu hội nghị 12b. Dấu chỉ dự thảo

3. Bản sao và cách trình bày các thành phần thể thức bản sao

3.1. Các loại bản sao

 Có 3 loại bản sao:

- Bản sao y bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành.

- Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan  ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.

- Bản sao lục: là bản sao lại  toàn văn bản từ bản sao y bản chính.

3.2. Các hình thức sao

- Sao thông thường: là sao lại bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung văn bản.

- Sao photocopy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy FAX hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.

3.3. Cách trình bày các thành phần thể thức bản sao

- Thể thức bản sao và cách trình bày thông thường:

Để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao.

Vị trí trình bày:

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày dưới đường phân cách với nội dung được sao (đường 13 - mẫu 2) như sau:

+ Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở góc trái trên cùng của thể thức sao, dưới đường phân cách. (ô số 14 - mẫu 2) 

+ Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh  chung một hệ thống số theo nhiệm kỳ cấp ủy. Ký hiệu bản sao được ghi chung là BS (bản sao). Văn bản của Đảng ủy Khối sao ghi ký hiệu BS/ĐUK; văn bản của đảng ủy cơ sở sao ghi ký hiệu BS/ĐU, văn bản của chi ủy cơ sở sao ghi ký hiệu BS/CU. Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao (ô số 15 - mẫu 2).

+ Chỉ dẫn loại bản sao: Tùy thuộc vào loại bản sao: sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục để ghi chính xác chỉ dẫn loại bản sao như: "Sao y bản chính", " Trích sao từ bản chính số…, ngày… của…" hoặc "Sao lục". Các chỉ dẫn bản sao được trình bày phía trên địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 16 - mẫu 2) bằng chữ  thường, đậm, nghiêng.

+ Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải của thể thức sao dưới đường phân cách (ô số 17 - mẫu 2).

+ Họ tên người ký sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 18 - mẫu 2).

+  Nơi nhận văn bản sao nếu cần thiết có thể ghi mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v... Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao (ô số 19 - mẫu 2).

Tác dụng: Các thành phần thể thức bản sao giúp cho các cơ quan thực hiện quy trình sao đúng nguyên tắc, thủ tục, bảo đảm đủ các thành phần thể thức bản sao nhằm giữ nguyên giá trị văn bản và tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ văn bản sao.

- Văn bản sao nhiều lần:

Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần trình bày một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp lai.

- Văn bản sao bằng hình thức photocopy:

+ Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in nhiều bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao.

+ Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành có  trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị pháp lý như bản chính.

+ Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

 Mẫu số 2 - Vị trí các thành phần thể thức bản sao  

											6
			8b														7a
																	7b
																	7c
											13
			14														16
			15														17
			19														18

Ghi chú :

13. Đường phân giới giữa văn bản sao với thể thức sao

14. Tên cơ quan sao

15. Số và ký hiệu sao

16. Ghi chỉ dẫn loại bản sao

17. Địa điểm và ngày, tháng, năm sao

18. Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký và dấu cơ quan sao

19. Nơi nhận bản sao.

4. Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản 

Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau:

4.1. Văn bản của Đảng được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép  ±  2 mm.

4.2. Vùng trình bày văn bản của Đảng như sau:

- Mặt trước:

+ Cách mép trên trang giấy          : 25 mm

+ Cách mép dưới trang giấy        : 25 mm

+ Cách mép trái trang giấy           : 35 mm

+ Cách mép phải trang giấy         : 15 mm

- Mặt sau (nếu in 2 mặt):

+ Cách mép trên trang giấy          : 25 mm                                                                               

+ Cách mép dưới trang giấy         : 25 mm

+ Cách mép trái trang giấy           : 15 mm

+ Cách mép phải trang giấy         : 35 mm

4.3. Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ảrập cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ của trang văn bản (bát chữ).

4.4.  Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.

4.5. Đối với các cơ quan có sử dụng máy tính để chế bản văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (bộ mã TCVN 6909:2001)

MẪU FONT CHỮ CÁC THÀNH PHẦN TRÊN TRANG:

Mẫu 3: Font, cỡ, kiểu chữ theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001

dùng để trình bày thể thức văn bản của Đảng

-------

TT	Thành phần thể thức	Font chữ	Cỡ chữ	Kiểu chữ	Ví dụ trình bày
1.	Tiêu đề: Đảng Cộng sản Việt Nam	Times New Roman	15	In hoa, đậm	ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
2.	Tên cơ quan ban hành văn bản
a.	Tên cơ quan ban hành văn bản, cơ quan sao văn bản	nt	14	In hoa, đậm	HUYỆN ỦY QUỲNH PHỤ
b.	Tên cơ quan cấp trên	nt	14	In hoa	TỈNH ỦY THÁI BÌNH
3.	Số và ký hiệu văn bản, bản sao	nt	14	In thường	Số 127-QĐ/TW
4.	Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản, bản sao	nt	14	In thường, nghiêng	Hạ Long, ngày 20 tháng 01 năm 2004
5.	Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
a.	Tên loại văn bản	nt	16	In hoa, đậm	THÔNG BÁO
b.	Trích yếu nội dung văn bản	nt	14 - 15	In thường, đậm	về công tác phòng chống tệ nạn xã hội
c.	Trích yêu nội dung công văn	nt	12	In thường, nghiêng	Về chế độ công tác phí
TT	Thành phần thể thức	Font chữ	Cỡ chữ	Kiểu chữ	Ví dụ trình bày
6.	Phần nội dung văn bản	Times New Roman	14 - 15	In thường	Trong công tác chỉ đạo
7.	Thể thức đề ký, chức vụ và họ tên người ký
a.	Thể thức đề ký	nt	14	In hoa, đậm	T/M BAN THƯỜNG VỤ
b.	Chức vụ người ký thay mặt, ký thay, ký thừa lệnh	nt	14	In hoa	PHÓ TRƯỞNG BAN
c.	Họ tên người ký	nt	14	In thường, đậm	Trần Quang Huy
8.	Nơi nhận văn bản, bản sao
a.	Nơi nhận	nt	14	In thường	Nơi nhận:
b.	Nơi nhận cụ thể	nt	12	In thường	- Ban Tuyên giáo Huyện ủy Từ Sơn
9.	Chỉ mức độ mật	nt	14	In hoa, đậm	MẬT
10.	Chỉ mức độ khẩn	nt	14	In hoa, đậm	KHẨN
11.	Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng	nt	12	In hoa, đậm	XONG HỘI NGHỊ XIN TRẢ LẠI
12.	Ký hiệu tên người đánh máy, tên tệp văn bản, số bản phát hành.	nt	8	In hoa	T.31QĐ/TW320
Ghi chú: Nếu dùng dấu khắc sẵn để thay thế một số thành phần thể thức văn bản thì font, cỡ, kiểu chữ của các dấu phải tương xứng với font, cỡ, kiểu chữ được chế bản bằng máy tính.

V. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ,
SỬ DỤNG CON DẤU ĐỐI VỚI ĐẢNG ỦY CƠ SỞ

1. Quản lý văn bản

- Văn bản đến là toàn bộ các văn bản, tài liệu từ các cơ quan bên ngoài gửi đến cấp ủy đảng qua đường bưu điện hay những tài liệu do cá nhân trực tiếp mang từ hội nghị về hoặc gửi trực tiếp, được gọi chung là văn bản đến.

- Văn bản đi là toàn bộ các văn bản, tài liệu do cấp ủy đảng ban hành để chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.

- Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản, tài liệu do cấp ủy đảng ban hành để sử dụng trong nội bộ đơn vị nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và trao đổi công việc, là phương tiện giao dịch chính thức giữa các đơn vị vì nó bảo đảm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc.

- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cấp ủy

2. Quản lý văn bản đến

2.1. Tiếp nhận văn bản đến

Tất cả văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân gửi đến cho cấp ủy từ bất kỳ nguồn nào (bưu điện, trực tiếp, mạng...) đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ.

Khi tiếp nhận văn bản đến, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Đối với văn bản đến gửi kèm theo phiếu gửi, sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi để trả lại cơ quan gửi văn bản.

Khi mở bì văn bản phải cẩn thận, tránh để sót hoặc rách văn bản, đối chiếu số ký hiệu trên văn bản với số ký hiệu ghi ngoài bì, nếu có sự nhầm lẫn cần báo cáo với đồng chí bí thư, trường hợp cần thiết phải lập biên bản.

Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”.

Văn thư cần giữ lại bì để chuyển kèm văn bản đến đối với các trường hợp sau đây: số ký hiệu văn bản, độ mật, độ khẩn ghi trên bì không thống nhất với văn bản, văn bản có ngày gửi và ngày nhận cách nhau quá xa, văn bản hỏa tốc có hẹn giờ, thư từ nước ngoài gửi đến, đơn thư của cán bộ, nhân dân gửi đến.

Văn thư được trả lại nơi gửi những văn bản đến không đúng thể thức, như thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu trang, quá mờ, nhàu nát...

2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến

- Đóng dấu đến

Mỗi văn bản giấy gửi đến cho cấp ủy đều phải đóng dấu đến. Dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. Trường hợp văn thư không được bóc bì thì đóng dấu đến vào góc trái trên cùng của bì. Sau khi đóng dấu đến, văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung trên dấu đến

MẪU DẤU ĐẾN

	(1)
	VĂN BẢN ĐẾN
	Số: . . .(2) Ngày: . . .(3) Chuyển: . . .(4)

(kích thước 3cm x 5cm)

Cách ghi:

1	tên cơ quan nhận văn bản đến
2	số thứ tự của văn bản đến
3	ngày tháng năm cơ quan nhận được và đăng ký văn bản đến
4	tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến

Tất cả các văn bản, tài liệu, đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi đến cho cấp ủy đều phải được tập trung ở văn thư để đăng ký. Việc đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Có hai hình thức đăng ký văn bản đến:

+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Mỗi đơn vị tuỳ theo số lượng văn bản gửi đến tổ chức mình trong một năm nhiều hay ít mà sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đến cho phù hợp. Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. Văn bản mật đến cần mở sổ đăng ký riêng, đơn thư khiếu nại, tố cáo mở sổ đăng ký riêng.

  Đối với mỗi tổ chức đảng trực thuộc mỗi năm nên sử dụng 1 sổ đăng ký văn bản đến.

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Ngày tháng năm	Số đến	Tác giả văn bản	Số và ký hiệu văn bản	Ngày tháng năm văn bản	Trích yếu nội dung văn bản	Số trang	Đơn vị, cá nhân nhận văn bản	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9

(kích thước 190mm x 270mm)

Cách ghi:

Cột 1	ngày tháng năm nhận văn bản đến
Cột 2	số thứ tự của văn bản đến theo từng sổ trong một năm, bắt đầu từ số 01
Cột 3	cơ quan ban hành văn bản đến
Cột 4	số và ký hiệu văn bản đến
Cột 5	ngày tháng năm  văn bản đến
Cột 6	tên gọi và trích yếu nội dung văn bản đến
Cột 7	số trang của văn bản đến
Cột 8	đơn vị, cá nhân nhận văn bản đến để giải quyết
Cột 9	những điều cần thiết khác, như mức độ khẩn...

Sổ đăng ký văn bản đến phải đăng ký đúng, đầy đủ các cột mục trong sổ, chữ viết rõ ràng, trình bày sạch đẹp. Sổ đăng ký văn bản đến cần in sẵn, theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng; trước khi sử dụng phải được đóng dấu cơ quan vào trang đầu.

+ Đăng ký văn bản đến bằng máy tính: Hiện nay, cấp ủy các tổ chức cơ sở đảng có thể sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. Số văn bản đến được đánh theo năm (mỗi văn bản đến một số). Hết tháng (hoặc hết quý, năm) in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đến để lưu, phục vụ việc quản lý và tra tìm. Cần lưu dữ liệu đăng ký văn bản đến ít nhất một nhiệm kỳ để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng máy vi tính.

2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến

- Trình xin ý kiến phân phối:

Tất cả văn bản đến sau khi đăng ký, văn thư phải kịp thời trình xin ý kiến người có trách nhiệm (bí thư, phó bí thư) để quyết định phân phối. Văn bản đến sau khi có ý kiến phân phối của lãnh đạo phải được chuyển ngay đến cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Nếu đăng ký văn bản đến bằng sổ, văn thư vào tiếp cột “người nhận” trong sổ đăng ký văn bản đến rồi làm thủ tục chuyển giao.

- Chuyển giao văn bản đến:

Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng.

MẪU SỔ CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN

Ngày tháng năm	Số đến	Đơn vị, người nhận văn bản đến	Ký nhận	Ghi chú
1	2	3	4	5

(kích thước 190mm x 270mm)

Cách ghi:

1.	ngày tháng năm chuyển văn bản đến
2.	số thứ tự của văn bản đến theo sổ đăng ký văn bản đến
3.	đơn vị, cá nhân nhận văn bản đến để giải quyết
4.	đại diện đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến ký nhận
5.	ghi những điều cần thiết như văn bản được chuyển tiếp giải quyết, giờ chuyển văn bản...

Các văn bản, tài liệu cần luân chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác, từ cá nhân này sang cá nhân khác hoặc chuyển ra ngoài cơ quan đều phải làm thủ tục chuyển tiếp ở văn thư. Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ việc luân chuyển văn bản đến.

3. Tổ chức quản lý văn bản đi

3.1. Nhân sao văn bản

Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản) phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản.

3.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm trực tiếp trình cấp ủy ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cấp ủy và làm thủ tục phát hành ngay.

3.3. Đăng ký văn bản đi

Các văn bản do cấp ủy ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư để cho số và đăng ký.

- Số văn bản đi được đánh bằng chữ số Ảrập theo từng thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy hoặc nhiệm kỳ ban chấp hành.

- Hình thức đăng ký văn bản đi:

+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ vào số lượng văn bản đi của đơn vị  mình trong một nhiệm kỳ mà sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Đối với những thể loại văn bản có số lượng ban hành nhiều như quyết định, công văn... có thể mở sổ đăng ký riêng, các thể loại văn bản có số lượng ban hành ít có thể đăng ký chung vào một sổ, nhưng chia sổ ra nhiều phần, mỗi phần đăng ký cho một thể loại văn bản.

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Ngày tháng năm	Số và ký hiệu	Trích yếu nội dung	Người ký		Số trang	Số bản	Nơi nhận	Ghi chú
			Bản chính	Bản sao
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Khổ: 190mm x 270mm

Cách ghi:

Cột 1	ngày tháng năm  văn bản đi
Cột 2	số và ký hiệu văn bản đi
Cột 3	tên gọi và trích yếu nội dung văn bản đi
Cột 4	họ và tên người ký bản chính văn bản đi
Cột 5	họ và tên người ký bản sao văn bản đi
Cột 6	số trang văn bản đi
Cột 7	số bản văn bản đi
Cột 8	cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận và lưu văn bản đi
Cột 9	những điều cần thiết khác, như công văn cần thu hồi, mức độ khẩn...

+ Đăng ký văn bản đi bằng máy tính: Hiện nay, một số đơn vị có thể sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đi. Số văn bản đi được đánh theo từng thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy hoặc nhiệm kỳ ban chấp hành (mỗi văn bản đi một số). Định kỳ (hết tháng, quý hoặc năm) in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đi để lưu, phục vụ việc quản lý và tra tìm. Cần lưu dữ liệu đăng ký văn bản đi ít nhất một nhiệm kỳ để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng máy vi tính.

3.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi

Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi đơn vị cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình cấp ủy duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối.

Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của đơn vị hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước.

3.5. Lưu văn bản đi.

Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản. Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và bản có bút tích sửa chữa về nội dung của các đồng chí lãnh đạo cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết.

Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

MẪU SỔ THEO DÕI PHỤC VỤ KHAI THÁC,
SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐI

Ngày tháng năm mượn	Tên đơn vị, cá nhân mượn	Số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu văn bản	Hồ sơ số	Ký nhận	Ghi chú
1	2	3	4	5	6

Khổ: 190mm x 270mm

Cách ghi:

1.	ngày tháng năm mượn văn bản đi
2.	tên đơn vị, cá nhân mượn văn bản đi
3.	số ký hiệu, ngày tháng năm, tên loại và trích yếu nội dung văn bản đi
4.	số và ký hiệu hồ sơ của văn bản đi
5.	chữ ký của người mượn văn bản đi
6.	ghi những điều cần thiết khác...

4. Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức Đảng; Điều 1 của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân phải được quản lý thống nhất”.   

Trong một văn bản nếu thiếu dấu thì văn bản sẽ chưa hợp pháp, vì vậy dấu cơ quan là yếu tố quan trọng trong thành phần một văn bản.

Dấu là thành phần biểu hiện quyền lực của Đảng.

Mỗi loại dấu quy định riêng cho mỗi cơ quan, tổ chức, nhìn vào con dấu trên văn bản, ta có thể phân biệt được quyền lực của cơ quan, tổ chức đó. Biết được cơ quan, tổ chức đó là cơ quan thuộc hệ thống của Đảng, Đoàn hay cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn…

Dấu là thành phần giúp chống làm giả văn bản. Dấu được đóng vào văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái. Việc đóng dấu vào văn bản thể hiện tính hợp pháp của văn bản. Mỗi con dấu khắc xong theo quy định phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu. Chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được phép thông báo sử dụng mẫu dấu mới. Khi thấy có vấn đề nghi vấn, cơ quan điều tra sẽ đối chiếu giữa mẫu dấu trên văn bản với mẫu dấu lưu chiểu để phát hiện dấu giả.      

4.1. Các loại con dấu

Ngoài con dấu của cấp ủy, các đơn vị còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản (Về kích thước, nội dung và hình thức của các loại con dấu, xem thêm tại Thông tư số 08/2000/TT-BCA ngày 31/5/2000 hướng dẫn mẫu, việc khắc, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức Việt Nam)

4.2. Quản lý và sử dụng con dấu

- Các văn bản hiện hành quy định việc quản lý và sử dụng con dấu:

+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

+ Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 05 năm 2003 Hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.

- Người đứng đầu cấp ủy có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của đơn vị mình.

- Mỗi đơn vị chỉ được sử dụng một con dấu.

- Con dấu của cấp ủy phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. Cán bộ văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm:

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

+ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị.

+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

+ Không được đóng dấu khống chỉ.

- Nghiêm cấm việc làm dấu giả, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định.

- Đồng chí bí thư cấp ủy có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan quản lý dấu trong các trường hợp dấu hỏng, cơ quan đổi tên, tách, sáp nhập, giải thể, thay đổi trụ sở...).

- Kích thức, hình dạng, nội dung và việc tổ chức khắc các loại con dấu do cơ quan công an quy định, cấp phép và đăng ký lưu chiểu mẫu con dấu đã khắc trước khi sử dụng.

4.3. Đóng dấu

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của đơn vị hoặc tên của phụ lục.

CHƯƠNG II

LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ CỦA CẤP ỦY

Thực hiện theo Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 6/11/2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp

I. THU THẬP, CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ VÀ SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ

1. Sắp xếp văn bản

1.1. Sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành, số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới.

1.2. Sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản

Văn bản nào có ngày tháng ban hành sớm xếp trên, văn bản nào có ngày tháng ban hành muộn xếp dưới.

1.3. Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải quyết được xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, giải quyết sau xếp dưới kết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc vấn đề, vụ việc. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản tài liệu trong các hồ sơ (đvbq) được lập theo đặc trưng vấn đề.

2. Một số điểm cần lưu ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đvbq)

- Nếu trong hồ sơ (đvbq) có tài liệu phim, ảnh... thì cho vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ (đvbq) địa chỉ bảo quản và các ký hiệu tra tìm).

- Trong một hồ sơ (đvbq) mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ lưu một bản có tình trạng vật lý tốt nhất. Phải chọn bản chính để lưu, trường hợp không có bản chính thì chọn bản sao để lưu thay thế. Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí...) đính kèm văn bản, tài liệu thì những tư liệu ấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ (đvbq).

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hằng năm xếp vào năm mà nội dung văn bản đó đề cập đến.

Ví dụ 1: Chương trình công tác năm 2012 của Đảng bộ Viễn thông Đắk Lắk được ban hành vào 18-12-2011 vẫn được xếp vào năm 2012.

Ví dụ 2. Báo cáo tổng kết công tác năm 2012 của Chi bộ Công ty cổ phần Xây dựng Đắk Lắk ban hành ngày 20-1-20013 vẫn được xếp vào năm 2012.

- Chương trình, kế hoạch, công tác nhiều năm xếp vào năm đầu; báo cáo tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối,

Ví dụ 1: Chương trình thực hiện Cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh (2007-2012) của Đảng bộ Viễn thông Đắk Lắk được xếp vào năm 2007.

Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết 5 năm (2010 – 2015) của Chi bộ công ty cổ phần Xây dựng Đắk Lắk được xếp vào năm 2015.

II. KẾT THÚC VÀ BIÊN MỤC HỒ SƠ

1. Kết thúc hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong hoặc hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), hồ sơ được kết thúc. Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ (đvbq), để:

- Bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu.

- Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị.

- Xem xét lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ (đvbq), nếu chưa hợp lý thì sắp xếp lại.

- Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Nếu hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: ''Chuyển năm (nhiệm kỳ) sau''.

2. Biên mục hồ sơ (đvbq)

Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu được sắp xếp ổn định thì tiến hành biên mục hồ sơ. Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ (đvbq) theo trình tự sau:

2.1. Đánh số trang

Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ảrập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (đvbq). Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số. Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm.

Khi đánh số trang cần lưu ý:

- Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ).

- Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì.

- Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.

- Trường hợp đánh sót số trong (trang liền kề không có số) thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c...; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trước) thì thêm a, b, c.,, vào sau số đó (ví dụ: 10a, 10b, 10c ..).

2.2. Viết mục lục văn bản, tài liệu

Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ (đvbq) ngay sau tờ bìa.

Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Mẫu mục lục văn bản, tài liệu

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

STT	Ký hiệu	Ngày tháng	Tên loại và trích yếu	Tác giả	Bản chính	Bản sao	Trang số	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9

(Khổ giấy A4: 210mm x 297mm, định hướng bản in theo chiều rộng khổ giấy)

Hướng dẫn cách ghi:

Cột 1 - Ghi số thứ tự văn bản, tài liệu theo trình tự có trong hồ sơ (đvbq).

Cột 2 - Ghi số và ký hiệu văn bản, tài liệu.

Cột 3 - Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu.

Nếu văn bản, tài liệu không có ngày, tháng và phải xác minh thì cho vào dấu [].

Cột 4 - Ghi tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, tài liệu.

Cột 5 - Ghi tác giả của văn bản, tài liệu. Nếu văn bản, tài liệu không có tác giả và phải xác minh thì cho vào dấu [].

Cột 6 - Nếu bản chính đánh dấu (x) vào cột 6.

Cột 7 - Nếu bản sao đánh dấu (x) vào cột 7.

Cột 8 - Ghi văn bản, tài liệu đó bắt đầu từ trang số mấy trong hồ sơ (đvbq).

Cột 9 - Ghi những đặc điểm cần thiết: độ mật, không dấu, không có chữ ký, bút tích, dự thảo, quyển sách...

2.3. Viết tờ chứng từ kết thúc

Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm...) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ và tờ “Chứng từ kết thúc''. Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ (đvbq).

Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

(Mẫu chứng từ kết thúc xem Phụ lục số 3).

Mẫu chứng từ kết thúc

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Trong hồ sơ (đvbq) này có: …. (1)... (bằng chữ... (2)...) trang tài liệu, được đánh số từ... đến...

Có các trang trùng số... (3)... khuyết số... (3)... Mục lục văn bản, tài liệu có.., (...(4)...) trang. Đặc điểm và tình trạng vật lý các trang, bản văn bản, tài liệu:

………...... (5).............................,...........

...............................................................

Ngày... tháng... năm...

NGƯỜI LẬP HỒ SƠ

(6)

(chữ ký)

Ghi rõ họ, tên

(Khổ giấy A4:210 mm x 297mm, định hướng bản in theo chiều rộng khổ giấy)

Hướng dẫn cách ghi

1- Ghi số lượng trang trong hồ sơ (đvbq) bằng số.

2- Ghi số lượng trang trong hồ sơ (đvbq) bằng chữ.

3- Nếu khi đánh số trang có trùng số, khuyết số thì ghi rõ vào chứng từ.

4- Ghi số lượng trang mục lục văn bản, tài liệu bằng số và bằng chữ.

5- Ghi đặc điểm và tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in rônêô hay viết tay, dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông,... chất lượng giấy tốt hay xấu.

6- Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập hồ sơ, biên mục và viết chứng từ kết thúc, ghi rõ họ tên.

2.4. Viết bìa hồ sơ

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

Lưu ý:

- Chữ viết trên bìa hồ sơ (đvbq) phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, đúng chính tả tiếng Việt, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước.

- Tiêu đề hồ sơ (đvbq) cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống nhất giữa thông tin tiêu đề với thông tin hồ sơ. Có thể căn cứ vào tiêu đề hồ sơ đã được dự kiến trong danh mục hồ sơ để viết. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tuỳ thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.

Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Mẫu bìa hồ sơ

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM …..(1)….. …………. ….(2)….. HỒ SƠ …………..(3)………….. ………………………… ………………………… Số trang … (4)…. Bắt đầu:  ….(5)… Kết thúc: :…(6)….

(Khổ giấy: 330mm x540mm)

Hướng dẫn cách ghi

1- Ghi tên phông.

2- Ghi tên khoá và thời gian.

3. Ghi tiêu đề hồ sơ (đvbq): Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt.

4- Ghi số lượng trang tài liệu trong hồ sơ (đvbq).

5- Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong hồ sơ (đvbq).

6- Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ (đvbq).

III. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

1.Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu

- Hồ sơ đại hội kết nhiệm kỳ, hội nghị giữa nhiệm kỳ phải nộp cho tổ chức đảng cấp trên sau đại hội.

- Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì thời hạn tạm giữ lại không được quá hai năm.

Những hồ sơ, tài liệu của của đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' (ba bản) để đính kèm ''Biên bản giao nhận tài liệu”.

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp liệu

Tên đơn vị…..

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Tên hồ sơ	Ngày tháng bắt đầu – kết thúc		Số trang		Thời hạn bảo quản		Ghi chú
1	2		3		4		5
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (chữ ký) Ghi rõ họ, tên					NGƯỜI THỐNG KÊ (chữ ký) Ghi rõ họ, tên

(Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng bản in heo chiều rộng khổ giấy)

2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu

Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu hiện có với ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' và lập “Biên bản giao nhận tài liệu''. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả hai bên giao nhận, của lãnh đạo cơ quan và của đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu và được làm thành ba bản (bên giao giữ một bản, bên nhận giữ hai bản). .

Mẫu biên bản giao nhận tài liệu

TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN… TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH… * SỐ…-BB/VP

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM …, ngày…tháng…năm

BIÊN BẢN

Giao nhận tài liệu

Đơn vị giao nộp tài liệu gồm:

1. Đồng chí..................... là.................................... ........

2. ..............là..................................................................

và lưu trữ hiện hành của cơ quan gồm:

1. Đồng chí..................... là.................................... ........

2. ..............là..................................................................

Căn cứ vào quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đơn vị (cá nhân)....... .... đã giao nộp hồ sơ, tài liệu năm…. (có kêu theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) vào lưu trữ hiện hành của cơ quan với số lượng như sau.

Tổng số: …. (bằng chữ...) đơn vị bảo quản (hoặc tập văn bản, tài liệu).

Gồm: ... (bằng chữ...) đơn vị bảo quản lưu vĩnh viễn.

và… (bằng chữ...) đơn vị bảo quản có thời hạn.

Biên bản này làm thành ba bản: đơn vị (cá nhân) nộp hồ sơ, tài liệu giữ một bản, lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ hai bản.

NGƯỜI GIAO (chữ ký) Ghi rõ họ, tên	NGƯỜI NHẬN (chữ ký) Ghi rõ họ, tên
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ GIAO NỘP (chữ ký) Ghi rõ họ, tên	XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN (chữ ký) Ghi rõ họ, tên

(Khổ giấy A4:210mm x297mm)

Ghi chú: trường hợp đơn vị giao và đơn vị nhận có con dấu riêng thì đóng dấu của đơn vị vào biên bản khi xác nhận việc giao, nhận.

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của cấp ủy Đảng cơ sở (Ban hành kèm theo thông tư số 09/2011/TT – BNV, ngày 3 tháng 6 năm 2011 của Bộ nội vụ)

Stt	Tên tài liệu	Thời hạn bảo quản
1	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2	Hồ sơ Đại hội	Vĩnh viễn
3	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác -         Tổng kết năm, nhiệm kỳ -         Tháng, quý, 6 tháng	Vĩnh viễn 10 năm
4	Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng	Vĩnh viễn
5	Hồ sơ về thành lập, sát nhập, công nhận tổ chức Đảng	Vĩnh viễn
6	Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng	10 năm
	Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát	20 năm
7	Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở đảng, đảng viên	70 năm
8	Hồ sơ đảng viên	70 năm
9	Sổ sách (đăng ký đảng viên, đảng phí, sổ ghi biên bản)	20 năm
10	Công văn trao đổi về công tác Đảng	10 năm