LỄ TÂN CÔNG VỤ

LỄ TÂN CÔNG VỤ

Lễ tân - Công vụ giao tiếp (Phần 1)

Ngôi thứ

1. Ngôi thứ

1. Trong mọi trường hợp người quan trọng nhất luôn được xếp vào vị trí được coi là hàng đầu.
2. Mỗi nhà nước đều đặt ra một trật tự ngôi thứ chính thức quy định cấp bậc của các nhân vật
3. Tuy nhiên những trình tự ngôi thú này không phải là một mệnh lệnh tuyệt đối không thể thay đổi được. Chúng có thể được thay đổi để vận dụng vào những sự kiện cụ thể một cách thỏa đáng.
4. Sự bình đẳng giữa các nhà nước

Ø Việc xác định những tiêu chuẩn khách quan để xác lập ngôi thứ các nguyên thủ quốc gia với nhau và giữa các phái đoàn với nhau được thực hiện trên nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước có chủ quyền.

Đối với một sự kiện điều quan trọng là phải có mục tiêu dứt khoát từ đầu đến cuối.

Đối với đại sứ, lãnh sự và đại diện các tổ chức quốc tế

Việc xác định vị trí các đại sứ tại một buổi lễ hay một bữa tiệc cần được nghiên cứu kỹ lưỡng và thông thường họ được xếp ở những vị trí hàng đầu.

Các nhân viên lãnh sự cũng là đối tượng được chú ý đặc biệt

Ngôi thứ không có uỷ quyền: Người đại diện thì không thể được đối xử như người mình đại diện trừ khi người đó đại diện cho nguyên thủ quốc gia hay một thị trưởng.

Nhường chỗ: Thông thường chủ một buổi lễ ngồi ở vị trí số một, ngồi bên phải hay trước mặt là một vị khách có cấp cao nhất. Nguyên tắc này được điều chỉnh khi chủ tiếp một nhân vật có cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự nhường chỗ cho khách.

Dân biểu: Các dân biểu được xếp theo thâm niên được bầu trừ khi cấp bậc của họ được xác định bằng một sắc lệnh

Các thị trưởng có ngôi thứ lễ tân bên cạnh nhân vật quan trọng nhất khi có hoạt động diễn ra ở thành phố mình. Nguyên tắc này không phải lúc nào cũng đúng đối với thị trưởng thủ đô.

Tuổi tác và thâm niên: Người nhiều tuổi được xếp trên người ít tuổi. Người có thâm niên lâu hơn trong công tác sẽ được ưu tiên. Nếu 2 người có thâm niên như nhau, người nhiều tuổi hơn sẽ được xếp trên. Người tiền nhiệm xếp sau người đương nhiệm. Người giữ cương vị danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế.

Khách nước ngoài: Chỗ của khách nước ngoài thuộc cùng một nước do chính quyền nước đó xác định chứ không do nước chủ nhà quy định

Khách nước ngoài được xếp trước khách thuộc nước chủ nhà.

Lịch sự với phụ nữ: Nam giới nhường chỗ cho nữ giới. Quan chức cấp cao sẽ nhường chỗ cho khi người phụ nữ có cùng cấp bậc

Các cặp vợ chồng: Tại một buổi lễ hay buổi biểu diễn, các cặp vợ chồng được xếp với nhau theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời.

Các nhân vật tôn giáo: Các chức sắc tôn giáo được xếp sau các quan chức dân sự, Tuy nhiên trong những hoàn cảnh cụ thể nguyên tắc này có thể thay đổi.

Khi xếp chỗ cũng cần chú ý tới những người có huân huy chương cũng như những nhân vật có uy tín trong các lĩnh vực của mình.

Xếp chỗ theo thứ tự ABC để đảm bảo sự bình đẳng giữa đại biểu, phái đoàn hay quốc gia. Thường người ta sẽ rút thăm chữ cái đứng đầu để tránh cách sắp xếp từ A đến Z cững nhắc.

Lễ tân - Công vụ giao tiếp (Phần 2)

Cách xếp chỗ

2. Cách xếp chỗ

Bên phải trước bên trái

Theo thông lệ, người quan trọng nhất ở bên phải chủ nhân, rồi người quan trọng thứ hai ở bên trái và cứ thế xen kẽ tiếp thep. Nếu vì những lý do tế nhị cần đổi chỗ thì cần kín đáo thông báo cho các vị khách

Bố trí chỗ ở bàn ăn

Ø Việc bố trí chỗ ngồi ở bàn ăn là hết sức quan trọng, là một công cụ giao tiếp chiến lược, do đó nó phải được vạch ra trước để tránh những sai sót đáng tiếc.

Ø Nếu có khách nước ngoài người ta xếp xen kẽ khách trong nước và khách nước ngoài. Và khách nước ngoài được ưu tiên hơn.

Ø Khi xếp chỗ có khách nước ngoài cần chú ý đến những khó khăn về ngôn ngữ cũng như những điểm tương đồng.

Ø Xếp xen kẽ nam nữ nếu có thể

Ø Nên tách các cặp vợ chồng tại bàn ăn

Ø Chú ý tới hình dáng của bàn ăn để có cách thức bố trí chỗ ngồi cho phù hợp:

>> Bàn chữ nhật

>> Chủ tọa kiểu Pháp: hình 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11

>> Chủ tọa kiểu Anh: hình 2, 13, 14

>> Bàn tròn: hình 15, 16, 17, 18, 19, 20

>> Bàn vuông: hình 21, 22, 23, 24

>> Bàn danh dự

>> Theo truyền thống: hình 24, 32, 34, 35, 36, 37, 38

>> Kiểu thân tình: hình 27, 28, 29, 30, 31

Chú ý: Tránh đặt bàn danh dự truyền thống ở một khoảng trống lớn

Không đặt bàn danh dự trước cửa ra vào phục vụ chiêu đãi

Nên đặt bàn trước cửa ra vào hay trước cửa sổ ở tường bên.

Làm chủ tọa một bàn ăn

Ø Đến ngay bàn của chủ tọa để đón tiếp các khách mời khác

Ø Giúp mọi người ổn định chỗ ngồi

Ø Phải bắt đầu ăn ngay sau khi các vị khách đã được phục vụ

Ø Phải là người kết thúc bữa ăn bằng cách đứng lên đầu tiên ngay sau khi khách mời ở bàn chính đã đứng dậy

Khi sắp xếp phòng hội nghị cần chú ý tới những điểm sau:

- Diện tích phòng

- Ánh sáng

- Trang chí phòng họp

- Ghi tên đại biểu trên cả hai mặt tấm các tông

- Bố trí bàn theo hình 39, 40

- Sử dụng các cách sắp xếp ngôi thứ như đã trình bày ở trên

Khi xếp hàng lên lễ đài cần xếp trước các nhân vật theo thứ tự họ sẽ ngồi

Khi đi xe

Vị trí chính của khách mời ở ghế sau chếch với lái xe, chỗ của chủ là ở sau lái xe (hình 41)

Nếu đi 3 người (hình 42)

Nếu có 2 ghế đối diện nhau xếp theo thứ bậc lễ tân (hình 43)

Người ngồi vị trí danh dự lên trước, rồi đến người ngồi đối diện với ông ta (hình 44)

Nếu xe đỗ ở bên trái vỉa hè hay gần nơi để xe, khách mời danh dự lên trước nhưng người khác theo sau lên cùng một cửa (hình 45)

Vai trò, nhiệm vụ của lái xe

Ø Xác định rõ địa điểm trước khi đi

Ø Lên kế hoạch và tính toán thời gian đưa đón chặt chẽ

Ø Đảm bảo khi đến và đi xe dành cho khách ở sát bên vỉa hè

Ø Giữ xe tuyệt đối sạch

Ø Ăn mặc chỉnh tề: Complê màu xẫm, đeo găng, tóc chải ngay ngắn, đội mũ cát ket.

Lễ tân - Công vụ giao tiếp (Phần 3)

Thực đơn

3. Thực đơn

Chọn món ăn

Ø Chọn món ăn phù hợp với lý do và mục đích bữa tiệc

Ø Không nên trao toàn quyền cho nhà bếp chọn thực đơn, cũng không nên áp đặt thực đơn cho đầu bếp. Nên tham khảo ý kiến của những đầu bếp.

Ø Chọn những món ăn mà việc chuẩn bị và bảo quản dễ dàng

Ø Không được coi bữa tiệc là cuộc thí nghiệm một nghệ thuật ăn uống

Ø Chọn những món ăn dễ sử dụng

Ø Cần tôn trọng những điều cấm kỵ trong tôn giáo của khách

Ø Dự trữ những món ăn kiêng dành cho những vị khách có chế độ ăn kiêng đặc biệt

Ø Không nên phục vụ khách nước ngoài những món ăn dân tộc của họ. Tuy nhiên đôi khi có thể đưa vào thực đơn một món ăn phản ánh nền văn hóa dân tộc của khách.

Tiệc đứng

Có thuận lợi là có thể tạo ra không khí thân mật, thoải mái nhưng rất dễ gây ra lộn xộn. Do đó tốt nhất là không tổ chức loại tiệc này

In thực đơn

Ø Trong các bữa tiệc quan trọng, tên và chức vụ của đại biểu hoặc khách được in trên giấy hoặc thiếp đặt trước bộ đồ ăn

Ø Thực đơn được in ra sẽ giúp cho những khách mời đang phải theo một chế độ ăn đặc biệt chọn món ăn phù hợp

Ø Giúp xác định được thời gian cho bữa tiệc

Ø Thực đơn được đặt trên khăn ăn

Gọi món ăn đúng tên

Ø Phải tôn trọng tên gọi vốn có của món ăn và không được tự ý thay đổi. Thay vì thế nên chọn món ăn khác nếu thấy cần.

Ø Nên ghi tên tất cả những món ăn ra thực đơn, nhưng không nên ghi quá chi tiết

Hình thức thực đơn

Ø Thông dụng nhất là thực đơn có in tiêu đề cơ quan đón tiếp

Ø Nếu có thể nên viết thực đơn bằng tay

Ø Không nên đặt thực đơn cùng các vật trang trí khác trên bàn tiệc

Ø Thực đơn cần ghi tên sự kiện, ngày tháng và địa điểm mời tiệc

Tại hiệu ăn

Ø Cần chọn trước những món ăn sẽ được thiết đãi giống như ở nhà riêng, tránh để khách tự ý gọi món ăn

Ø Nếu muốn để khách gọi món thì nên dùng bảng thực đơn không có biểu giá

Âm nhạc

Ø Không nên chơi nhạc trong bữa tiệc

Ø Nếu có nên tách riêng ra khỏi hoạt động khác

Ø Tránh tình trạng ồn ào ầm ĩ

Phục vụ

Ø Tại một cuộc chiêu đãi:

- Phục vụ sau những bài phát biểu nếu có

- Nếu bài phát biểu bị chậm quá 20 phút thì có thể bắt đầu phục vụ đồ uống mà không cần phải chờ thêm

- Tránh gây ra tiếng va chạm của ly, các cục nước đá, hoặc tiếng nổ phát ra khi bật nút chai.

- Các món ăn luôn được phục vụ sau các bài phát biểu dù rằng đồ uống đã hoặc chưa được phục vụ.

- Nếu không có bài phát biểu nào thì sẽ phục vụ ăn, uống ngay khi khách đến.

- Chủ tiệc cần đưa khách đến quầy rượu hoặc ít nhất phải chỉ cho họ chỗ quầy rượu ở đâu

Ø Trong hàng đón tiếp: Không ai được dùng đồ ăn hoặc uống trong hàng đón tiếp

Ø Tại bàn tiệc: Có 2 kiểu phục vụ món ăn

- Kiểu Pháp: Dùng khi tiệc có ít người và có khoảng cách rộng giữa các bàn tiệc và xung quanh bàn tiệc. Thức ăn sẽ được đặt trên khay và người phục vụ lần lượt mang tới cho khách để khách lấy, hoặc người phục vụ tiếp cho khách.

- Kiểu Mỹ: Các đĩa thức ăn được được bầy đặt trước mỗi khách.

Chú ý: Trong mọi trường hợp các món ăn nóng phải được phục vụ trong các đĩa nóng. Đĩa không được quá nóng.

Số lượng nhân viên: 2 người phục vụ cho hai bàn gồm khoảng từ 8 đến 10 người.

Phục vụ phía nào?

Ø Nếu đĩa đã có thức ăn thì phục vụ bên phải khách.

Ø Nếu khách tự gắp thức ăn trong các đĩa mang đến thì phục vụ bên trái

Ø Mang nước chấm, hoặc gia vị cũng ở bên trái.

Phục vụ rượu, nước suối nước ngọt

Ø Phục vụ bên phải khách.

Ø Đối với rượu, chỉ rót nửa ly. Chỉ phục vụ những loại rượu đã được định sẵn trong thực đơn

Ø Nước suối được phục vụ lạnh nhưng không có đá ở trong cốc và không thêm lát chanh. Nếu muốn phục vụ nước có vắt chanh thì nên tiếp ở phía phải, đặt cạnh các ly, cốc hoặc phía trái gần đĩa đựng bánh mì.

Ngôi thứ phục vụ

Ø Phục vụ chủ và khách danh dự cùng lúc, tiếp đến là khách mời ngồi bên phải, rồi đến bên trái và cứ thế cho đến người cuối cùng, và từ bàn này đến bàn kia cho đến bàn cuối.

Ø Trong các bữa tiệc thân tình có ít người, phục vụ các bà trước rồi cuối cùng đến bà chủ, và tiếp đến phục vụ các ông cũng theo nguyên tác đó.

Thời gian biểu của dạ tiệc chính thức.

Ø Tại các bữa tiệc chính thức, người ta chia bữa tiệc thành nhiều phần nối tiếp nhau.

Ø Chương trình một buổi dạ tiệc lý tưởng là không quá 3 giờ kể từ lúc khách đến và ra về và có thể chia thành các bước sau:

Ø - Giới thiệu khách, khai vị 45 phút

Ø - Phục vụ ăn 90 phút

Ø - Rượu sau bữa ăn và cà phê 45 phút

Ø Tổng cộng 180 phút

Đối với khách đến muộn:

Ø Nếu khách đến muộn không quá 20 phút thì không cần báo trước.

Ø Nếu khách đến sau khai vị thì không cần phải phục vụ rượu.

Ø Quá 30 phút chủ tiệc được phép mời khách vào bàn ăn..

Bàn tiệc

Ø Kích thước bàn tiệc

- Khoảng cách giữa hai chỗ ngồi phải là 60 đến 79 cm

- Bàn chữ nhật không nên rộng quá 160cm

- Bàn tròn đường kính 2m dành cho 8 đến 10 người; 4m cho 16 người; 4.5 m cho 18 - đến 20 người

Ø Trang trí bàn tiệc

- Mọi bàn trừ bàn danh danh dự phải được trang trí giống nhau.

- Khăn trải bàn màu trắng và được phủ cách mặt đất một vài cm.

- Đối với bàn danh dự ngồi một phía, khăn trải phủ chấm đất ở phía đối diện với cử tọa.

- Về hoa để trang chí, loại hoa phụ thuộc vào mùa. Chiều cao của hoa ở giữa bàn không được quá 25 cm. Không dùng các loài hoa có nùi thơm nồng đậm.

Bộ đồ ăn

Ø Tránh bày quá nhiều dao, thìa, dĩa xung quanh đĩa ăn. Nếu tiệc cần nhiều dụng cụ ăn, thì đưa ra dần cùng việc phục vụ các món ăn

Ø Dao, thìa được xếp bên phải, dĩa được xếp bên trái. Dao ăn quay lưỡi về phía đĩa ăn. Dĩa và thìa đặt ngửa.

Ø Khăn ăn và biển chỉ chỗ ngồi

Ø Khăn ăn được gấp phẳng, được đặt trong lòng đĩa ăn hoặc bên dưới bộ đồ ăn bên trái. Không gấp khăn cầu kỳ, lạ mắt quá mức.

Ø Biển chỉ chỗ ngồi được làm bằng giấy cứng giống như thực đơn, gấp làm đôi đặt trước đĩa ăn.

Ø Có 3 cách viết biển chỉ chỗ ngồi:

- Viết chức vụ

- Viết chức vụ và tên

- Chỉ viết tên

Một vài lời khuyên về phong cách bàn tiệc

Ø Tư thế ngồi: Ngồi thẳng lưng. Cổ tay dựa vào mép bàn, không dùng cánh tay ôm lấy đĩa ăn. Không gập người để ăn.

Ø Khăn ăn: Khăn ăn được trải lên đầu gối. Trước khi rời bàn đặt khăn ăn ở gần đĩa nhưng không gấp lại

Ø Dụng cụ ăn nào và thứ tự nào: Sử dụng dụng cụ ăn ở xa đĩa trước và kết thúc bằng cái gần đĩa nhất. Không dùng dụng cụ ăn để khua múa hoặc chỉ trỏ.

Ø Dùng dĩa tay trái hay tay phải: Theo kiểu Anh, cầm dĩa tay trái, dao tay phải. Kiểu này dùng khi ăn thịt và thức ăn cần phải cắt

Ø Theo kiểu Pháp, cầm dĩa tay phải, dao tay trái. Kiểu này dùng khi ăn những thức ăn không cần phải cắt như rau, cá, trứng, đồ tráng miệng

Ø Khi ăn xong xếp dao và đĩa song song trong lòng đĩa.

Ø Giá gác dao: Không có giá gác dao trong những bữa tiệc có tính chất nghi lễ.

Ø Muối và tiêu: Thường được đặt trong lọ nhỏ có thìa kèm theo

Ø Bánh mì, sa lát, phomát:

- Bánh mì được đặt trên một chiếc đĩa ở bên trái.

- Salát phải được phục vụ riêng hoặc được đặt trong các đĩa riêng biệt

- Dùng dao và dĩa để phết phomát lên bánh mì, trừ phomát cứng.

Ø Yêu cầu tiếp thêm món ăn: Có thể yêu cầu tiếp thêm một món ăn chính trừ món súp. Không nên yêu cầu thêm phomát, món tráng miệng, cũng như hoa quả.

Chú ý: Nếu có người khách nước ngoài ngồi cùng bàn tiệc mà không theo các phong tục địa phương ăn uống thì, nếu có thể, hãy hành động như ông ta để tránh làm cho khách mắc cỡ. Tuy nhiên trường hợp này rất hiếm.

Lễ tân - Công vụ giao tiếp (Phần 4)

Phát biểu

4. Phát biểu

Phát biểu theo lời mời

Bài phát biểu vừa ngắn (từ 10 đến 20 phút), vừa mang tính tình huống hơn so với bài diễn văn. Có thể phát biểu theo dàn bài sau:

- Chào mừng chủ tọa, khách mời chính, khách quý, đoàn đại biểu, hiệp hội, hoặc ủy ban là đối tượng đón tiếp. Đối với đoàn đại biểu đông cần phải nêu tên trưởng đoàn.

- Cảm ơn cử tọa đã đến tham dự đông đủ và cảm ơn đã dành cho mình vinh dự được phát biểu.

- Lời vào đề bắt đầu bằng việc nhấn mạnh lại mục đích của cuộc họp. Nếu thấy cần thiết nên ca ngợi sự đóng góp tích cực của một nhân vật vào sự kiện này dù nhân vật đó có hay không có mặt tại hội nghị.

- Nội dung chính: khẳng định cam kết của cá nhân đối với hoạt động hoặc ý tưởng chung của tập thể. Cần phải biết động viên lôi cuốn mọi người cùng hưởng ứng.

- Phần kết thúc đề cập đến khả năng tiếp theo của sự kiện, mở ra một triển vọng tương lai.

Chú ý: Các đại biểu cần thông tin cho nhau trước về nội dung của bài phát biểu để tránh hiểu lầm

Nâng cốc chúc mừng như thế nào

Ø Khi nâng cốc chúc mừng nên nói ngắn gọn

Ø Chủ lễ sẽ là người nâng cốc đàu tiên sau đó vị khách mời danh dự đáp lễ. Không nên để tự do ai cũng chúc rượu.

Ø Tránh tiếng va chạm khi cụng ly, chỉ lên chạm khẽ với nhau.

Ø Nếu cốc rượu hết hay nếu bạn kiêng rượu thì lúc mọi người đề nghị cụng ly hãy cứ đứng lên nâng cốc cùng với mọi người để hòa vào không khí chung.

Trình tự phát biểu.

Ø Nguyên tắc thứ nhất: Người giữ vị trí ít quan trọng nhất sẽ phát biểu đầu tiên, và người giữ vị trí quan trọng nhất sẽ phát biểu sau cùng

Ø Nguyên tắc thứ hai: Vị chủ lễ sẽ là người nói lời đầu tiên, tiếp theo là lời đáp lễ của vị khách mời.

Ø Nguyên tắc thứ ba: Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ có duy nhất một người đại diện đứng lên phát biểu.

Ø Nguyên tắc cuối cùng: Các bài phát biểu phải có mối liên kết chặt chẽ với nhau và cùng phục vụ cho nội dung chính của buổi lễ.

Chào mừng ai và theo trình tự nào?

Ø Chỉ nêu chức danh mà không nêu tên

Ø Gọi theo nhóm

Ø Đối với chủ lễ, khách mời danh dự và nhân vật trung tâm của buổi lễ, cần nêu rõ tên và chức danh của họ.

Ø Việc giới thiệu chào mừng khách dự được sắp xếp theo trình tự chức danh từ cao xuống thấp

Ø Hạn chế số diễn giả:

- Chỉ phát biểu khi được mời. Diễn giả phải phù hợp với tính chất, là người trực tiếp liên quan đến sự kiện.

- Nếu có nhiều cơ quan đại diện tham dự thì chỉ mời người có trọng trách cao nhất thay mặt cơ quan phát biểu

- Không mời người phát biểu chỉ để làm vừa lòng ông ta hay vì ông ta có yêu cầu.

- Nên in ra và phát rộng rãi cho mọi người trước về chương trình của buổi lễ.

- Nếu bài phát biểu dự kiến trên 20 phút thì nên bố trí cho khách ngồi. Và nên có biểu diễn văn nghệ trước khi phát biểu để mọi người có thời gian ổn định chỗ ngồi, không gây tình trạng lộn xộn.

- Ân định thời gian phát biểu của các diễn giả

- Nên ấn định thời gian dành cho mỗi diễn giả và phải thông báo trước cho các diễn giả trước lúc lên diễn đàn. Mỗi bài phát biểu không nên vượt quá 20 phút.

Ø Thời điểm phát biểu thường là vào lúc bắt đầu bữa tiệc.

Ø Người điều khiển chương trình phải hiện diện với sự khiêm tốn, đảm nhận một vai trò trung gian mờ nhạt nhằm làm nổi bật những nhân vật chính của buổi lễ.

Giữ trật tự

Ø Người điều khiển chương trình cần phải duy trì trật tự để cử tọa nghe diễn giả phát biểu. Khi yêu cầu mọi người trật tự tránh dùng những lời lẽ trách móc, chỉ trích khách tham dự. Không nên lập lại quá nhiều một lời yêu cầu giữ trật tự mà nên sử dụng nhiều cách thức khác nhau.

Ø Sau đó người điều khiển mời vị khách quan lên phát biểu và nhắc lại vắn tắt lý do của buổi lễ.

Ø Người dẫn chương trình cần phải nói đôi lời chuyển tiếp để đảm bảo tính liên tục giữa các lời phát biểu. Vào lúc kết thúc phần phát biểu người dẫn chương trình cần cám ơn vị diễn giả cuối cùng và thông báo kết thúc, trừ khi trong bài phát biểu vị diễn giả cuối cùng đã làm điều đó.

Ø Hạn chế tối đa không ngắt quãng những cuộc trò truyện của khách.

Ngôn ngữ trong bài phát biểu của diễn giả

Ø Tránh dùng quá 2 thứ tiếng trong bài phát biểu

Ø Cần xem xét xem diễn giả có đủ trình độ để sử dụng ngôn ngữ đó hay không.

Ø Tránh việc diễn giả trực tiếp dịch lời của mình ra 2 ngôn ngữ khác.

Trong trường hợp buổi lễ có bố trí phiên dịch song song qua cabin, diễn giả phát biểu bằng tiếng mẹ đẻ của mình.

Lễ tân - Công vụ giao tiếp (Phần 5)

Trang phục

5. Trang phục

Thông điệp của trang phục

Ø Đối với những người ta mới gặp lần đầu hay những người khác nước ngoài mà ta ít có dịp giao tiếp, trước tiên họ đánh giá chúng ta qua dáng vẻ bề ngoài, do đó chúng ta cần phải tạo cho họ một ấn tượng tốt về bản thân.

Ø Ăn mặc thích hợp là biết cách cư xử nên phải tính đến tập quán của từng môi trường xã hội hoặc nghề nghiệp, phải tính đến cương vị và tuổi tác của từng cá nhân cũng như hoàn cảnh cụ thể.

Chỉ dẫn về trang phục

Ø Đối với một hoạt động chính thức cần thống nhất trước trang phục thích hợp và ghi rõ trên giấy mời.

Ø Đối với nam giới trang phục phổ biến vẫn là com lê. Bộ smoking hay đuôi tôm thường được dùng trong các sự kiện đặc biệt quan trọng

Ø Đối với nữ giới hiện nay váy ngắn là trang phục phù hợp nhất. Ngoài ra cũng có thể mặc váy dài hay váy lửng.

Ø Nếu đến một nơi lạ, nên tham khảo cơ quan phục trách lế tân ở nơi đó để có trang phục phù hợp.

Thường phục

Ø Với nam giới, đó là bộ comple hay áo vet sẫm màu, màu xanh, ghi sẫm hoặc đen đi kèm với áo sơ mi trắng và cà vạt, đôi khi có thể có áo gilê. Đối với các hoạt động trước 18 giờ có thể chọn các màu khác miễn là màu sẫm. Không mặc màu trắng trong các nghi lễ chính thức.

Ø Đối với nữ giới, có thể chọn giữa váy buổi chiều hoặc bộ vet nữ cho các hoạt động trước 18 giờ. Với các hoạt động sau 18 giờ hoặc trong tiệc buổi chiều, có thể mặc một bộ váy với áo sơ mi, áo dài cộc tay hay vet nữ. Trong bữa ăn tối có thể mặc một bộ áo váy cầu kỳ.

Ø Bộ trang phục vét đen ngắn dùng cho trong những nghi lễ trang trọng như lễ tượng niệm các liệt sỹ.

Ø Bộ trang phục smoking hay cà vạt đen thường được mặc vào buổi tối. Aó vet màu xanh sẫm có ve áo bằng lụa cùng màu, đơn hoặc đan chéo. Nếu là ve đơn thêm một áo gilê màu đen. Cổ thắt nơ đen hoặc xanh sẫm. Tuyệt đối không đeo nơ trắng hay các màu sặc sỡ khác. Nếu trên giấy mời ghi cà vạt đen mùa hè có nghĩa là bộ smoking màu trắng, cà vạt màu đen.

Ø Đối với nữ giới trang phục luôn là váy ngắn trừ khi giáy mời có ghi khác.

Lễ phục

Trước 18 giờ

Ø Nam giới: Aó vét màu xám hoặc đen, thân sau để dài trùm hông, quần kẻ sọc xám hoặc trắng.

Ø Nữ giới: Váy ngắn, kèm găng tay, mũ và một áo khoác ngoài nếu trời lạnh

Sau 18 giờ

Ø Nam giới: Aó vét màu đen, phía sau dài nhưng không trùm hông, quần đen, cà vạt và áo gilê mà trắng.

Ø Nữ giới: Váy dài, găng tay ngắn nếu tay áo dài hoặc găng tay dài đến khuỷu tay nếu tay áo ngắn.

Quân phục

Ø Quân nhân mang trang phục thích hợp với hoàn cảnh và tương ứng với trang phục được chỉ dẫn trong giấy mời.

Quốc phục

Ø Các khách nước ngoài được đề nghị mang trang phục dân tộc của nước họ.

Ø Đối với các nước nhiệt đới có thời tiết nóng bức hoặc độ ẩm cao, mặc trang phục theo chỉ dẫn trong giấy mời.

Một bài lời khuyên về sự cẩn trọng

Ø Nếu ta không muốn mặc theo như trang phục được chỉ dẫn thì nên mang trang phục có cấp độ thấp hơn.

Ø Đối với phụ nữ không nên mặc váy dài nếu giấy mời ghi chỉ dẫn mặc váy ngắn.

5. Cờ

Cờ tượng trưng cho một quốc gia, một dân tộc, một cộng đồng do đó ta cần phải tuân thủ những quy tắc về cờ khi ta sử dụng nó.

Treo cờ

Treo một lá cờ

Ø Trên một khu đất trước một tòa nhà, hay trên nóc cờ được cắm như hình 1.

Ø Trong một hội trường, nhà hát cờ được đặt ở đằng trước. Trong một diễn đàn cờ được đặt ở bên trái (hình 2)

Ø Nếu có diễn giả phát biểu, cờ được đặt bên phải người đó (hình 3)

Treo nhiều cờ

Ø Cờ phải có cùng kích thước. Cột cờ có chiều cao bằng nhau và được trang trí giống hệt nhau

Ø Mỗi cột cờ chỉ treo một lá cờ

Ø Treo hai lá cờ (hình 5)

Ø Treo ba lá cờ: cờ quan trọng nhất ở giữa, tiếp đến là bên trái rồi đến bên phải (hình 6)

Ø Bốn lá cờ và hơn nữa

Ø Quy tắc thứ nhất: Cờ quan trọng nhất được troe ở đầu cùng bên trái (hình 7)

Ø Quy tắc thứ hai: Giống quy tắc treo ba cờ (hình 9)

Ø Treo cờ hình tròn và hình vuông: các lá cờ được xếp theo chiều kim đồng hồ (hình 10-11)

Ø Treo hình bán nguyệt (hình 12)

Ø Treo cờ song song (hình 13-14)

Ø Treo cờ hình chữ VVVV (hình 15-16)

Ø Treo cờ có cán cờ chéo nhau (hình 17-18)

Ø Treo cờ trên xe: Cờ quan trọng nhất cắm bên phải, cờ thú 2 bên trái. Cờ nước chủ nhà đặt bên phải nếu 2 nguyên thủ ngồi cùng xe.

Ø Treo cờ trong thánh đường: Cờ tổ quốc treo ở bên trái (theo hướng nhìn của tín đồ) và bên phải nếu được đặt trong sảnh đường.

Ngôi thứ

Ø Cờ nước chủ nhà được treo ở vị trí quan trọng nhất.

Ø Không treo cờ nước ngoài khi không treo quốc kỳ trừ ở sứ quán của nước ngoài.

Ø Nếu có 3 cờ trờ nên thì sắp xếp theo trật tự chữ cái tên chính thức của mỗi nước bằng cách sử dụng ngôn ngữ nước chủ nhà.

Ø Cờ nước ngoài phải có cùng kích cỡ như cờ nước chủ nhà khi nó treo cạnh cờ nước chủ nhà

Ø Cờ của các tổ chức quốc tế

Ø Cờ của các tổ chức phi chính phủ xếp sau quốc kỳ, cờ của tỉnh và cờ của thành phố.

Ø Cờ của Liên hợp quốc có cùng kích cỡ với những lá cờ khác được treo, các cột cờ có cùng chiều cao.

Ø Nếu các quốc kỳ được bố trí thành hình tròn thì cờ liên hợp quốc được bố trí như hình 24

Ø Nếu các cờ được đặt thẳng hàng thì bố trí như hình 24, 25 , 26, 27. Cờ được sắp xếp theo vần chữ cái của nước đó. Tại hoạt động do Liên hợp quốc tổ chức thì dùng theo vần chữ cái của tiếng Anh.

Tôn trọng các loại cờ

Khi cờ của nước ngoài được treo cùng với các cờ của nước sở tại. Ta bố trí xen kẽ theo từng loại cờ:

Ø Nước chủ nhà

Ø Nước ngoài

Ø Các tỉnh hay bang của nước chủ nhà

Ø Các tỉnh hay hay bang của nước ngoài

Ø Các thành phố của nước chủ nhà

Ø Các thành phố của nước ngoài

Ø Các thể chế của nước chủ nhà

Ø Các thể chế của nước ngoài

Ø Cờ thành phố và cờ cơ quan

Ø Cò thành phố đặt sau cờ tổ quốc và cờ của tỉnh.

Ø Cờ của các cơ quan được xếp sau các loại cờ khác.

Các quy định dùng cờ không cột không cán

Treo cờ không cán

Ø Nếu cờ không mang biểu tượng thì bên treo cột sẽ ở phía trên. Nếu có mang các biểu tượng thì trơ cờ sao cho đẩu của biểu tượng hướng về bên trái (hình 28)

Ø Nếu dùng cờ cho các mục đích bổ xung một hoạt động chính thức cần phải thực hiện các nguyên tắc sau:

- Cờ không chạm đất;

- Không dùng để bọc một công trình;

- Không dùng để phủ bàn hoặc bục phát biểu mà nên treo phía trước thì hơn;

- Khi treo lên tường phía sau một diễn giả, cờ phải được treo cao hơn đầu diễn giả và không đặt bất cứ vật gì bên trên

- Không dùng cờ làm băng khẩu hiệu.

Cờ rủ

Ø Khi muốn treo cờ rủ phải thông báo lý do rộng rãi cho mọi người biết

Ø Khi một chính phủ hay thành phố treo cờ rủ thì các cờ khác treo bên cạnh cũng sẽ để rủ

Ø Khi treo cờ rủ, trước tiên kéo cờ lên hết rồi kéo xuống, phần dưới của cờ ngang với một nửa cột. Buộc một nắm dải đen ở đầu cán cờ nếu cán cờ quá ngắn không thể hạ cờ được.

Ø Khi đặt ở gần linh cữu cờ được đặt như hình 29

Ø Khi phủ trên linh cữu cờ được phủ như hình 30. Khi hạ huyệt cờ sẽ được gập lại và trao cho người thân của người quá cố.

Bảo quản cờ

Ø Cờ được gấp lại bảo quản cẩn thận trong kho

Ø Cờ không còn dùng được nữa thì phải đốt đi

Quà tặng và đồ lưu niệm

Quà tặng đóng góp phần ảnh hưởng đến sự thành công của một hoạt động, ta không nên lựa chọn quà tặng một cách qua loa, đại khái hoặc để nước đến chân mới nhảy. Cần xác định cẩn thận cách thức trao quà cũng như là thời điểm thuận lợi để trao.

Quà tặng và đồ lưu niệm là hai loại quà khác nhau

Ø Đồ lưu niệm làm gợi nhớ người hay cơ quan tặng và những sự kiện có liên quan. Thường đó là những sản phẩm được sản xuất hàng loạt và với giá vừa phải

Ø Quà tặng mang tính độc nhất. Quà tặng thường có giá trị lớn hơn đồ lưu niệm. Việc tặng quà cũng cần có lý do rõ ràng.

Chọn quà như thế nào?

Ø Để lựa chọn quà thích hợp cần tìm hiểu những người cộng tác với đối tượng cần tặng quà.

Ø Có thể tham khảo trước lý lịch của đối tượng để biết thêm được nhiều chi tiết đáng chú ý về sở thích, chuyên môn. Nếu càng biết rõ về tính cách của họ bao nhiêu thì việc tặng quà càng hiệu quả bấy nhiêu.

Tặng quà khi nào và thế nào?

Ø Cách thức tặng quà kín đáo nhất là gửi quà đến phòng khách sạn hoặc nơi ỏ của khách, trước khi khách tới.

Ø Nên tặng quà vào đầu chuyến thăm.

Ø Có thể trao quà tận tay để tăng thêm phần ý nghĩa.

Ø Trong trường hợp tặng quà ở nơi công cộng nên báo trước cho những người có liên quan.

Việc đóng gói quà tặng

Ø Nếu tặng quà ở nơi công cộng không nên gói quà tặng. Có thể đặt những quà tặng trên một chiếc bàn nhỏ ở nơi thuận tiện hay trên một chiếc giá nhỏ.

Ø Đối với quà tặng được đóng gói cần đảm bảo cho quà tặng cũng như lớp vỏ còn được nguyên vẹn. Nên dùng dây buộc thay vì dây khóa.

Ø Nếu nhận được món quà có đóng gói thì không nên mở ra xem trừ khi người tặng quà tha thiết mong muốn như vậy. Nếu muốn mở quà thì nên hết sức thận trọng, và có thể nhờ người khác giúp đỡ.

Ký sổ vàng

Hình thức và cách ký

Ø Các bước của nghi thức ký sổ vàng thường được diễn ra như sau:

Ø Phát biểu của chủ nhà

Ø Lời đáp của khách

Ø Trao đổi quà hoặc đồ lưu niệm (không bắt buộc)

Ø Ký sổ vàng

Ø Chụp ảnh chung

Ø Chúc rượu

Ø Buổi lễ có thể kéo dài từ 20 đến 40 phút.

Việc ký sổ vàng có thể được thực hiện thường xuyên nhưng nên có riêng các cuốn sổ vàng khác nhau để dành cho từng đối tượng: ví dụ một quyển dành cho các nguyên thủ quốc gia, một quyển giành cho các vị đại sứ, tổng lãnh sự ....Tuy nhiên không nên coi việc ký sổ vàng là một việc qua loa mà cần có sự chuẩn bị chu đáo

Về phần người ký:

Ø Cần có một cách ứng xử cho phù hợp.

Ø Nên dùng bút dành riêng cho việc ký sổ vàng

Ø Không tự ý chuyển bút cho người khác

Ø Chỉ cần ký tên là đủ

Không nên lật đi lật lại các trang sổ.

Lễ tân - Công vụ giao tiếp (Phần 6)

Phiên dịch

6. Phiên dịch

Ø Lễ tân cần đảm bảo mọi điều kiện tốt nhất để các phiên dịch hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Ø Các bên tham gia nên sử dụng tiếng mẹ đẻ của mình trong giao tiếp.

Ø Nên sử dụng phiên dịch chuyên nghiệp thay vì tự phiên dịch.

Ø Tuy nhiên ngoài khuông khổ lễ nghi chính thức việc nói chuyện bằng ngôn ngữ của khách luôn được đánh giá cao.

Thông báo đầy đủ cho phiên dịch

Ø Nên thông tin đầy đủ cho phiên dịch về nội dung của hoạt động cũng như về các yêu cầu nghi lễ, trang phục.

Ø Nên đưa trước cho phiên dịch nội dung các bài phát biểu.

Ø Nên tạo điều kiện để phiên dịch làm quen với những người mà họ sẽ phải làm trung gian trong suốt hội nghị.

Ø Nên cử riêng một người phụ trách phiên dịch trong ban tổ chức có trách nhiệm thông báo mọi thông tin cho phiên dịch.

Ø Khi đi xe, nếu cần phiên dịch trên xe thì nên bố trí ghế phụ cho họ.

Ø Tránh để phiên dịch ngồi xe quá xa.

Hình thức dịch

Ø Phiên dịch lần lượt từng câu một

Ø Phiên dịch đồng thời không ca bin: phiên dịch nói to cùng diễn giả.

Sắp xếp chỗ ngồi cho phiên dịch

Ø Tại bàn hội nghị khi hai đoàn đại biểu ngồi đối diện nhau, phiên dịch được bố trí như hình 1-2

Ø Trong một bữa tiệc (hình 3.4.5)

Ø Tại bàn danh dự hình chữ nhật (hình 5, 6)

Ø Trường hợp bàn tròn và bữa tiệc không chính thức (hình 7)

Ø Khi hai người đối thoại trực tiếp ngồi cạnh nhau, nhưng không phải là tại hội nghị và chỉ có một phiên dịch (hình 8)

Ø Nếu có 2 phiên dịch (hình 9)

Ø Khi 2 người vừa đi vừa nói chuyện phiên dịch đi giữa sau khoảng một bước chân.

Ø Khi đứng phát biểu trước một cử tọa, phiên dịch đứng cách xa diễn giả khoảng 2 m

Ø Khi chụp ảnh phiên dịch cần phải tránh mặt ra nơi khác.

Nên dùng 2 phiên dịch và mỗi phiên dịch sẽ chỉ dịch xuôi từ tiếng nước ngoài ra tiếng mẹ đẻ.

Kín đáo

Ø Trong mọi tình huống phiên dịch không được bắt chuyện với các chính khách ngồi cạnh mình. Nếu họ cố tình bắt chuyện phiên dịch cần chủ động tránh.

Phiên dịch phải tuyệt đối tôn trọng nguyên tác bảo mật.

                             (Theo Sở Ngoại vụ Hải Phòng)